Política de Privacidad

Política de tratamiento de datos personales

DocuSmart SAS es responsable del tratamiento de datos personales. Los titulares de los datos personales están de acuerdo con el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta Política de Privacidad y nos dan la autorización para su tratamiento en los términos descritos en ésta de esta política cuando nos proporciona sus datos a través de cualquiera de los medios que ponemos a su disposición.

DocuSmart SAS es una empresa dedicada a la Comercialización de Hardware, Software, Servicios Profesionales y Outsourcing Tecnológico, a través de Especialistas y profesionales con el conocimiento y la experiencia que trabajan para mantener su Infraestructura Tecnológica siempre en perfecto estado.

Nuestros datos de contacto son:

Razón Social: DocuSmart SAS.

Teléfono. 57 (1) 4 75 2408

Celular: 57 (312) 328 7860

Email: servicioalcliente@docusmartsas.com

Tipos de datos personales que reposan en nuestras bases de datos:

Los datos personales que pueden ser recolectados corresponden a los necesarios para establecer una comunicación clara con nuestros clientes, proveedores, empleados o suscriptores y es utilizada y tratada para cumplir con nuestro objeto, los cuales pueden ser:

  • Nombre.
  • Cargo.
  • Profesión.
  • CC o NIT.
  • Teléfono fijo.
  • Celular.
  • Dirección.
  • Dirección de correo electrónico.
  • URL.
  • Usuario de redes sociales.

En el caso específico de nuestros trabajadores y proveedores recolectamos la siguiente información:

  • Información personal con relación a su procedencia como fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, formación académica, experiencia laboral relacionada con su profesión, referencias personales y laborales, nivel y estado socioeconómico y situación financiera.
  • Información personal con relación a su estado de salud, entidades de seguridad social en las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.
  • Información personal de su núcleo familiar y personas a cargo, y sus preferencias personales en términos de actividades realizadas en su tiempo libre y hobbies o gustos particulares.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

DocuSmart SAS presume que la información que nos suministra corresponde a la verdad, por lo cual no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados.

Finalidades del tratamiento

Al proporcionarnos sus Datos Personales, el Titular de los mismos nos autoriza a hacer uso de ésta información para los fines descritos en la respectiva solicitud en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a hacer transferencia o divulgación de la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea requerida para facilitar a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que se encuentren bajo su responsabilidad, (iii) la necesitemos  nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (vi) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (vii) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

Al aceptar esta política de privacidad, nos autoriza para hacer tratamiento de la información recolectada con la finalidad de cumplir con los objetivos de DocuSmart SAS. Estas finalidades son:

  • Enviar comunicaciones, por diferentes medios, relacionadas con eventos organizados por DocuSmart SAS o por terceros.
  • Enviar comunicaciones, por diferentes medios, relacionadas con capacitaciones y otras enseñanzas organizadas por DocuSmart SAS o por terceros.
  • Entregar información a terceros que requieran establecer contactos comerciales con los afiliados y sus representantes, en relación con asuntos inherentes a nuestra actividad.
  • Enviar información a los afiliados y/o a terceros en relación a temas publicitarios y ofertas comerciales que permitan el impulso de productos y/o servicios que sean o no ofrecidos por parte de DocuSmart SAS.
  • Enviar información y mensajes promocionales y/o publicitarios a los afiliados y/o a terceros en relación a eventos, actividades, promociones u ofertas en las cuales DocuSmart SAS sea parte en cualquier calidad o realizar actividades de mercadeo.
  • Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier momento, con el fin de mantener actualizada dicha información en nuestras bases de datos.
  • Gestionar las relaciones con proveedores y empleados lo cual puede incluir actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios.
  • Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como:  Afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación de pagos y beneficios laborales, así como programas de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad.
  • Para realizar estudios de mercado para definir el perfil de nuestros usuarios, realizar publicidad y prospección comercial.
  • Gestionar medios de comunicación social y/o contenido editorial.
  • Desarrollar guías/catálogos de servicios.
  • Facilitar el registro de entrada y salida de documentos.

Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de datos personales nos autoriza para hacerles llegar, por distintos medios y canales (incluyendo, pero no limitándose a correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y/o servicios que son de interés de nuestros clientes, empleados y proveedores.

Seguridad 

Tenemos establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que apliquemos a nuestros procesos.

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico servicioalcliente@docusmartsas.com de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad.

El área de atención de peticiones, consultas o reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es:

Modificaciones y vigencia 

Podremos modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta Políticas de Privacidad. Cualquier modificación se informará en la página web y publicando una versión actualizada de las políticas de privacidad. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad las finalidades y usos de la información.

Esta política fue modificada y publicada en nuestro sitio web el 6 de mayo de 2016 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.